Protection des renseignements personnels et sécurité de l'information
Callosum accorde une grande importance à la confidentialité et la protection des renseignements personnels. Les informations personnelles sont fournies par les personnes qui participent à nos études et les entreprises qui ont recours è nos services. Nous nous engageons à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés.
Pour les participants à nos études
Les informations personnelles sont recueillies auprès de participants qui ont accepté de participer à nos études (sondages, groupes de discussion, entrevues individuelles, communauté en ligne). Les rapports que nous produisons ne permettent pas d’identifier les réponses individuelles des participants. Les informations sont toujours anonymisées et les résultats sont présentés de manière agrégée.
Pour nos clients
Les renseignements personnels obtenus pour le compte de nos clients sont utilisés seulement dans le cadre du mandat qui nous a été confié. Toutes les données recueillies sont gardées strictement confidentielles.
Pour de plus amples informations, vous êtes invité à consulter notre politique de confidentialité ou à contacter notre responsable de la protection des données personnelles : Nathalie Martel qui peut être rejointe à l’adresse suivante : info@callosum.ca
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Politique de protection des renseignements personnels
La politique de Callosum a été préparée selon les principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96.
https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/p-8.6/page-7.html
1.Responsabilité
Nathalie Martel, associée, a été désignée par Callosum comme étant la personne responsable de s’assurer que l’organisation respecte les principes de sa politique, même si d’autres membres de l’organisation peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels.
Elle peut être rejointe de la façon suivante :
Par courriel : info@callosum.ca
Par la poste : 7245 rue Alexandra, bureau 301, Montréal, Québec H2R 2Y9
La personne désignée par Callosum est responsable de :
a) La mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels que Callosum obtient des personnes qui ont accepté de participer à ses études et des entreprises qui ont recours à ses services;
b) La mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
c) La formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de
l’organisation;
d) La rédaction des documents explicatifs concernant leurs politiques et procédures.
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2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Callosum a créé un registre afin de documenter les projets sur lesquels des informations personnelles sont colligées et la façon dont ses informations seront utilisées.
Lorsqu’il y a collecte de renseignements personnels auprès des participants à nos études, nous leur mentionnons en amont à quelles fins seront destinées ses informations :
a) Pour communiquer avec eux afin de leur envoyer une invitation à participer à une étude (sondage en ligne ou participation à un groupe de discussion, une entrevue individuelle ou une communauté en ligne).
b) Pour leur envoyer l’incitatif promis pour les remercier de leur participation (groupes de discussion, entrevues individuelles ou communautés en ligne).
c) Pour ce qui est des enregistrements des groupes de discussion et des entrevues individuelles : pour que l’équipe interne chez Callosum puisse se remémorer le contenu des discussions, que les clients n’ayant pas été en mesure de voir les sessions en temps réel puissent en prendre connaissance, et inclure des clips vidéo anonymisés dans les rapports.
d) Pour être en mesure de voir comment les résultats des sondages (qui sont toujours agrégés) varient en fonction de différentes variables de profil (comme le genre, l’âge, la région, etc.).
Avant de se servir de renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, s’il y a lieu, les nouvelles fins sont précisées avant l’utilisation. Nous nous assurons d’obtenir le consentement de la personne concernée avant d’utiliser les renseignements à cette nouvelle fin.
Lors de la planification du projet et de la rédaction des outils de mesure, nous nous assurons de ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins mentionnées.
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3. Consentement
La participation aux études de Callosum est toujours volontaire.
Les personnes qui participent à nos études sont informées de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui les concernent et doivent y consentir.
Nous recueillons des renseignements personnels auprès des personnes mineures uniquement après avoir obtenu l'autorisation d'un parent ou d'un tuteur légal.
Lorsqu’un client souhaite utiliser nos services pour réaliser une étude à partir d’une liste de contacts qui lui appartient, il doit obtenir le consentement des personnes concernées avant de partager cette liste contenant des renseignements personnels.
Le consentement prend les formes suivantes :
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Via un formulaire de consentement. En en le signant ou en cochant une case, la personne donne son consentement à la collecte de renseignements et aux usages précisés;
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Le consentement peut être donné de vive voix lorsque les renseignements sont recueillis par téléphone.
Pendant l'étude, les participants ont le plein droit de refuser de répondre à certaines questions spécifiques ou de mettre fin à leur participation à tout moment.
Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable.
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4. Limitation de la collecte
Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour les fins de la recherche qui est menée par nos clients. Ils ne sont jamais utilisés pour la réalisation d’autres études ou vendus à une tierce partie.
Nous limitons la quantité et la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser nos études.
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5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Seuls les employés de Callosum et ses partenaires approuvés par le client ont accès aux informations personnelles des participants.
Callosum conserve les renseignements personnels seulement le temps nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Un mois après que le projet est terminé (rapport déposé), ces renseignements sont détruits / supprimés de tous les supports où ils ont été sauvegardés :
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Listes de contacts fournies par les clients
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Grilles présentant le profil des participants aux groupes de discussions ou aux entrevues individuelles
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Enregistrement des sessions qualitatives
Pour les enregistrements qui sont partagés aux clients (et pour lesquels un consentement a été demandé au préalable au participant), nous leur précisons que l’utilisation doit se limiter aux personnes concernées par l’étude, que le contenu ne doit pas être diffusé de quelque façon que ce soit et que le fichier doit être détruit après utilisation.
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6. Exactitude
Via différents mécanismes de validation, nous nous assurons que les renseignements personnels que nous collectons auprès des participants à nos études soient exacts.
Sauf quelques exceptions, Callosum ne met pas à jour les renseignements personnels car le mandats qui nous sont confiés sont ponctuels.
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7.Mesures de sécurité
Tous les employés doivent respecter les clauses de la politique de sécurité des informations de Callosum.
Un document incluant toutes les clauses les concernant est fourni à tous les nouveaux employés lors de leur embauche. Ce document est disponible sur le serveur pour un accès en tout temps.
Les futurs employés doivent aussi signer un contrat de travail qui inclut des clauses liées à la confidentialité et de non-divulgation des informations.
La politique est expliquée/rappelée aux employés tout au long de l’année. De plus, les gestionnaires de l’entreprise offrent un support au besoin aux employés et peuvent répondre à leurs questions en tout temps.
Nous demandons à nos partenaires de s'engager à respecter des normes de protection des données personnelles et de sécurité qui sont au moins aussi strictes que les nôtres. Tous les sous-traitants sont tenus par des accords de confidentialité.
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8.Transparence
Sur notre site Internet, nous présentons un résumé de notre engagement pour la protection des renseignements personnels et les coordonnées de la personne responsable.
Dans ce résumé, un lien cliquable permet d’accéder à tous les détails sur nos politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
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9.Accès aux renseignements personnels
Si une personne en fait la demande, Callosum l’informe si elle possède ou non des renseignements personnels à son sujet. Nous spécifions aussi la source des renseignements et les tiers à qui ils ont été communiqués (le cas échéant).
La personne concernée peut consulter les renseignements personnels que Callosum a en sa possession (après vérification de son identité).
Si cette personne porte à notre attention que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apportons les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, nous corrigeons, supprimons ou ajoutons des renseignements.
Si les informations proviennent d’une liste fournie par notre client, nous demandons à la personne de communiquer directement avec ce dernier pour qu’il apporte les modifications nécessaires.
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10.Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne peut se plaindre du non-respect des principes énoncés dans notre politique en communiquant avec la personne responsables responsable de la protection des renseignements personnels chez Callosum.
Cette personne prendra connaissance de la plainte, analysera la situation et si la plainte est jugée fondée, elle proposera une solution afin que le problème soulevé ne se répète pas.
Callosum informera la personne qui a déposé la plainte de son analyse de la situation et des rectifications qui seront apportées, le cas échéant.
Callosum documente les plaintes et leur traitement dans un registre.